Verbale attestante l'accordo raggiunto in sede di mediazione

Principi generali

Il procedimento di mediazione può concludersi con la redazione di uno, oppure di due documenti: il verbale che sarà sempre steso, sia in caso di esito negativo che di esito positivo della procedura, e l'“accordo” che accompagnerà, invece, il verbale solo quando le parti abbiano definito la controversia (sia nel caso in cui venga raggiunto un accordo amichevole, sia nel caso in cui tutte le parti aderiscano alla proposta formulata dal mediatore).

I due documenti sono anche concettualmente diversi, anche se nella prassi si procede generalmente alla redazione di un unico testo (con accordo in calce al verbale).

L'obbligo di redazione di un verbale – inteso come documento che contiene una verbalizzazione, atto giuridico che consiste nella narrazione in forma scritta, in modo sintetico ma fedele, fatta dalla persona incaricata, di dichiarazioni, azioni o altro avvenuti in sua presenza, allo scopo di ricordarli e costituirne prova – è stata prevista dall'art. 11 del d.lgs. n. 28/2010 che ne definisce anche le pur sintetiche regole redazionali in apparente contrasto con il principio della libertà della forma e degli atti e attività che caratterizza il procedimento di mediazione.

La ratio di tale apparente eccezione al carattere informale della mediazione si rinviene nell'utilizzo della stessa nell'ambito del diritto civile, in alternativa rispetto alla soluzione giudiziaria ne ha imposto infatti una regolamentazione più stringente con riferimento agli aspetti del procedimento (di mediazione appunto) destinati ad influenzare la successiva ed eventuale fase processuale.

Pertanto la libertà delle forme del procedimento di mediazione deve arrestarsi nella fase conclusiva della quale si impone una documentazione scritta, per esigenze probatorie.

La forma e il contenuto del verbale

I verbali delle mediazioni normali (non telematiche), con partecipazione in presenza o da remoto, potranno essere redatti in formato analogico o in formato digitale (art. 11, comma 5 del d.lgs. n. 28/2010).

Il formato digitale sembrerebbe da privilegiare, rispetto a quello analogico, quantomeno per i verbali conclusivi di mediazioni non telematiche con esito positivo, in ragione della dizione testuale dell'art. 11 come riformato dal d.lgs. n. 149/2022: “il verbale contenente l'eventuale accordo di conciliazione è redatto in formato digitale, se in formato analogico...”.

Il verbale deve essere, quindi, redatto, sottoscritto, consegnato alle parti e all'organismo senza indugio: quindi i verbali in formato analogico devono essere redatti in tanti originali quante sono le parti, oltre ad un originale in deposito presso l'organismo (art. 11, comma 5, d.lgs. n. 28/2010).

Quanto al contenuto del verbale il mediatore dà atto della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti.

A tale proposito sarà necessario che il mediatore dia conto delle modalità in cui la parte è stata invitata alla mediazione e della regolarità della relativa comunicazione.

Parimenti sarà necessario che sia data contezza di quale parte sia assente sebbene regolarmente invitata: ciò per consentire al giudice, nella successiva fase giudiziale, di applicare le c.d. “conseguenze processuali della mancata partecipazione al procedimento di mediazione” di cui all'art. 12-bis, d.lgs. n. 28/2010[14] .

Il mediatore certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.

In caso di mediazione in modalità telematica – art. 8-bis – nella fase conclusiva il mediatore forma un unico documento informatico “in formato nativo digitale” contenente il verbale e l'eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Nei casi di mediazione obbligatoria (art. 5, comma 1) e di mediazione demandata dal giudice (art. 5-quater), il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le medesime modalità. Il documento informatico sottoscritto è quindi inviato al mediatore che lo firma digitalmente e lo trasmette alle parti, agli avvocati e alla segreteria dell'organismo [15] .

Efficacia probatoria

Il mediatore attesta lo svolgimento della mediazione: domanda, avvio, termini, presenze, esito.

L'attestazione è contestabile in giudizio senza necessità di querela di falso (artt. 221 e ss. c.p.c.) giacché il mediatore non è un pubblico ufficiale (artt. 2699 e 2700 c.c.) e alle sue dichiarazioni non può riconoscersi efficacia probatoria privilegiata (fino a querela di falso). Pertanto la prova contenuta nel verbale della mediazione potrà essere liberamente valutata dal giudice, per la formazione del proprio convincimento, quanto agli eventi descritti.

Certamente la capacità probatoria del verbale sarà maggiore ove sottoscritto anche dalle parti, avvocati ed eventuali altri partecipanti alla procedura: tuttavia, anche ove dette sottoscrizioni mancassero, il verbale firmato dal solo mediatore manterrebbe intatta la propria efficacia.

La riproduzione a verbale non di fatti ed eventi ma delle dichiarazioni rese agli incontri dalle parti o dagli avvocati incontra il limite dell'obbligo di riservatezza [16] e quindi la verbalizzazione non potrebbe mai avere ad oggetto dichiarazioni attinenti il merito della controversia (salvo quanto fosse verbalizzato in sede di accordo conclusivo).

Ovviamente in caso di accordo positivo all'esito della mediazione il verbale conclusivo sarà privo di qualunque rilievo processuale esplicando solo effetti sostanziali. Il verbale formerà un tutt'uno con accordo, accompagnandolo e attestando che lo stesso si è formato all'esito di una mediazione consente alle parti di accedere a due importanti benefici previsti dal decreto legislativo: l'efficacia di tiolo esecutivo (art. 12) e le agevolazioni fiscali (art. 17).

Il deposito “senza indugio” del verbale e il momento di chiusura della procedura

Il legislatore della riforma c.d. Cartabia ha stabilito che il verbale sottoscritto debba essere depositato dal mediatore “senza indugio” presso la segreteria dell'organismo.

Sebbene l'invito a non tardare il deposito sia riferito solo al verbale già redatto e sottoscritto, la prescrizione non può che riguardare l'obbligo del mediatore di non procrastinare neanche la redazione e sottoscrizione del verbale.

Detta prescrizione di celerità mira a consentire alle parti di avere la pronta diponibilità del documento in funzione delle successive fasi procedimentali: in caso di esito negativo, per intraprendere o proseguire l'azione giudiziaria; in caso di esito positivo, per avviare o beneficiare della fase esecutiva dell'accordo. Redazione, sottoscrizione e consegna del verbale dovrebbero avvenire in coincidenza con la chiusura dell'incontro.

Inoltre solo al momento del “deposito” del verbale la procedura può dirsi formalmente conclusa nel rispetto del termine di tre mesi di cui all'art. 6 (prorogabile di ulteriori tre con accordo scritto delle parti).

Nella nuova formulazione dell'art. 8, comma 2 si individua espressamente il momento a partire dal quale inizia e decorrere nuovamente e per intero il termine decadenziale interrotto, ovvero dalla comunicazione, ad opera dell'organismo, alla parte invitata della domanda di mediazione (unitamente alla designazione del mediatore, sede, orario dell'incontro, modalità di svolgimento della procedura e data del primo incontro).

Nella precedente formulazione [17] dell'art. 5 era previsto infatti che “se il tentativo fallisce la domanda giudiziale deve essere proposta entro il medesimo termine di decadenza, decorrente dal deposito del verbale di cui all'art. 11 presso la segreteria dell'organismo”.

Il nuovo comma 2 dell'art. 8 (dove è stata spostata la previgente disposizione del citato art. 5, comma 6) non prevede più espressamente il dies a quo dal quale far ripartire il termine decadenziale per la proposizione della domanda giudiziale.

Tuttavia sembra ragionevole ritenere che anche con l'attuale formulazione, il novo termine di decadenza, ove il tentativo di mediazione fallisca, decorra dal deposito del verbale di cui all'art. 11 presso la segreteria dell'organismo.

Il verbale attestante l'accordo conciliativo

È centrale la distinzione tra accordo e verbale, atti tra loro separati non solo sul piano formale-documentale, ma anche su quello della relativa paternità, l'accordo facendo capo alle parti, il verbale di spettanza invece del mediatore.

Recita l'art. 11, comma 1: “Se è raggiunto un accordo di conciliazione, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo medesimo”.

La verbalizzazione è quindi un elemento essenziale di questa fase da distinguere sia sul piano formale che su quello sostanziale dall'“accordo”. Quest'ultimo è atto delle parti, che esse devono sottoscrivere ed al quale il mediatore non partecipa (né sottoscrive) se non per l'attività che si pone a monte, quella che ha condotto all'incontro delle volontà. Il d.lgs. n. 28 cit. si disinteressa di descrivere limiti, contenuti, profili di validità dell'accordo perché esso non appartiene alla mediazione, se non per segnarne gli esiti. L'attività del mediatore (facilitatore o valutatore che sia) consiste infatti nel favorire l'emersione degli interessi, ma – una volta che ciò sia avvenuto – il contratto che le parti stipulano non è diverso da quello che esse avrebbero potuto concludere autonomamente senza il contributo del terzo. L'accordo tra le parti può avere quindi qualsiasi contenuto in conformità alla atipicità della autonomia contrattuale ex art. 1322 c.c. ss., come può avere qualsiasi contenuto la manifestazione di volontà negoziale in cui l'incontro delle parti sia avvenuto senza la partecipazione di terzi.

La natura del verbale è diversa da quella dell'accordo, essendo questo un atto proprio del mediatore – che spetta a lui redigere – ed espressione dell'epilogo della mediazione (è perciò che la verbalizzazione della fase conclusiva si impone anche in caso di mancata conciliazione: art. 11, comma 4, d.lgs. cit.). La differente natura tra accordo conciliativo e verbale è confermata dal fatto che, mentre l'accordo è sottoscritto dalle sole parti, il verbale “deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere” (art. 11, comma 2, d.lgs. cit.). Tra l'uno e l'altro vi è tuttavia un rapporto di complementarietà, nel senso che al verbale deve essere allegato l'accordo (di cui fa parte integrante).