Decreto ministeriale - 23/12/2013 - n. 163 art. 15 - Processo verbale dell'udienza

Natura giuridica e ratio legis

L'articolo in commento tratta le modalità di formazione e sottoscrizione del verbale di udienza; il secondo comma prevede una modalità di sottoscrizione cartacea e l'acquisizione di copia informatica del medesimo.

Il primo comma tratta del verbale d'udienza, indicando che lo stesso è da ritenersi documento informatico; la sottoscrizione, di chi presiede l'udienza, del segretario ed eventualmente delle parti, viene disciplina mediante l'utilizzo della firma digitale (o elettronica qualificata).

Il secondo comma opera una disciplina sussidiaria e, ravvisando la possibilità che non vi sia allo stato un'ampia diffusione della firma digitale, individua la modalità di firma cartacea da apporsi sul verbale, che verrà quindi digitalizzato a cura della Segreteria ed inserito nel fascicolo telematico.

La ratio dell'articolo in commento è quella di trattare la modalità di formazione e sottoscrizione del verbale reso per via telematica; di particolare interesse è la norma del secondo comma che consente di mantenere ferme le esigenze di digitalizzazione del contenuto del fascicolo telematico, anche in presenza di sottoscrizioni rese su supporto analogico. In tal maniera, applicando la normativa di cui all'art. 12 relativa al deposito ed acquisizione di documenti non informatici, si evita la potenziale problematica di un fascicolo «ibrido», la cui incompletezza renderebbe vano lo scopo del Processo Telematico.

Redazione e sottoscrizione del processo verbale d'udienza

I soggetti coinvolti nella redazione del verbale di udienza, regolato dagli articoli 33 e34 del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, sono il Presidente del collegio, il segretario di udienza e le parti eventualmente presenti alla pubblica udienza; per quanto attiene alle azioni regolamentate dal decreto in esame l'articolo 15 non si occupa dei contenuti del verbale o delle diverse possibili situazioni processuali in cui esso trovi realizzazione, ma di come i soggetti anzidetti debbano procedere per dare validità giuridica alla sua redazione nel formato digitale che dovrà essere depositato, come tutti gli altri atti e documenti, nel fascicolo d'ufficio informatico.

Secondo le generali prescrizioni, di cui all'art. 2 che precede, tutti gli atti del processo tributario per essere validamente inseriti nel fascicolo d'ufficio informatico debbono essere formati come documenti informatici e sottoscritti con una firma elettronica qualificata o firma digitale e, pertanto, tale è l'obbligo riportato dal primo comma dell'articolo in commento, ipotizzando esso la fattispecie nella quale tutti i soggetti coinvolti siano in possesso di un certificato di firma elettronica qualificata o digitale e che l'udienza si svolga con la dotazione di una postazione informatica che consenta l'utilizzo delle strumentazioni digitali stesse.

Modalità di acquisizione al fascicolo informatico del processo verbale d'udienza cartaceo

Poiché, almeno in questa fase di avvio del Processo Tributario Telematico, è ipotizzabile che in sede di udienza possano sopravvenire circostanze o impedimenti al pieno utilizzo degli strumenti di firma elettronica o della dotazione informatica utile al loro utilizzo, il secondo comma dell'art. 15 si occupa di come procedere in tali casi, disponendo che il processo verbale si possa redigere e/o sottoscrivere nei modi tradizionali, ossia analogici, salvo poi che tale documentazione, come previsto in via generale dall'art. 12, sia acquisita al fascicolo informatico mediante la produzione di copia informatica della stessa, resa conforme all'originale grazie alla sottoscrizione con firma elettronica qualificata o digitale.

Tale ultimo passaggio, con il rinvio all'art. 12, pone il problema di una possibile distinzione tra la figura amministrativa che appone la firma al verbale cartaceo, chiaramente individuato dalla norma nel segretario d'udienza, e quella che apponga la firma elettronica alla versione informatica del documento, non altrettanto chiaramente individuata, nella ipotesi che i compiti di cui al citato art. 12 vengano demandati a personale diverso da quello che ha partecipato all'udienza.

Nulla specifica, difatti, detto comma in merito a chi debba provvedere alla anzidetta sottoscrizione digitale, seppur il richiamato art. 12 ponga tale obbligo genericamente in capo alla Segreteria della Commissione tributaria, senza però individuare la figura specifica di tale struttura che a ciò debba ritenersi preposta o abilitata.

Sempre alla Segreteria nel suo insieme fa riferimento anche l'art. 11 del d.m. delle regole tecniche 4 agosto 2015, che si occupa del deposito di atti e documenti non informatici, per cui per individuare chi debba materialmente apporre la propria firma digitale occorre fare riferimento ai compiti posti dal d.lgs. n. 546/1992 e dal CPC al personale di segreteria che assiste i collegi giudicanti delle sezioni.

L'art. 9 del citato decreto n. 546/1992 prescrive che il personale dell'ufficio di segreteria assiste la commissione tributaria secondo quanto stabilito dal codice di procedura civile per la figura del cancelliere, e l'art. 35 del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 545 individua negli impiegati con VII e VI qualifica funzionale quelli che assistono i collegi giudicanti nelle udienze e controfirmano gli atti nei quali la legge richiede il loro intervento; l'organizzazione corrente delle Segreterie delle Commissioni prevede, in genere, un segretario di sezione, il quale, di norma, è anche segretario delle udienze svolte dai collegi di cui la sezione è composta.

Ricostruendo, pertanto, le disposizioni che nell'insieme regolamentano le funzioni del personale di supporto amministrativo, possiamo concludere che, mentre la sottoscrizione del verbale d'udienza è certamente e sempre in capo al segretario della stessa, l'apposizione della firma elettronica al verbale redatto in forma cartacea ed acquisito come copia informatica sarà effettuata dal segretario di sezione, che potrà anche coincidere con il segretario di udienza, nominato tra il personale della segreteria in possesso dei requisiti professionali individuate dale norme citate.