I controlli automatici nel deposito telematico

Nella fase di invio e di deposito telematico si rinvengono di regola quattro ricevute PEC, ad ognuna delle quali è attribuito un diverso valore giuridico. In particolare:

1. prima PEC. Ricevuta di accettazione (RdA), rilasciata dal gestore PEC utilizzato dalla parte depositante a fronte dell'invio della busta telematica. Attesta che l'invio è stato accettato dal sistema per l'inoltro al destinatario. Di norma, viene recapitata a pochi secondi di distanza dall'invio della busta. La RdA non è particolarmente rilevante ai fini del deposito, posto che la norma di riferimento (art. 16-bis, c. 7, D.L. 179/2012) considera “avvenuto” il deposito telematico “al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna”. La RdA può comunque assumere rilievo in caso di presentazione di richiesta di rimessione in termini basata sulla mancata generazione della ricevuta di avvenuta consegna per cause esterne non imputabili alla parte depositante;
2. seconda PEC. Ricevuta di avvenuta consegna (RdAC), rilasciata dal gestore PEC del Ministero della Giustizia nel momento in cui il messaggio contenente la busta telematica è ricevuto nella casella PEC del Ministero della Giustizia. Prova che l'atto è stato consegnato nella casella di posta elettronica certificata dell'ufficio destinatario. Di regola, la RdAC viene recapitata pochi minuti dopo la ricevuta di accettazione. La RdAC attesta, ai sensi dell'art. 16-bis, c. 7, D.L. 179/2012, l'avvenuto deposito dell'atto e degli eventuali allegati nei registri informatici del ministero. (La stessa norma inoltre prevede che “Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, c. 4 e 5, c.p.c.”). È per certi versi assimilabile al timbro “depositato” apposto dal cancelliere nei casi di deposito analogico. Va però considerato che l'art. 16-bis D.L. 179/2012 (commi 1, 1-bis, 3 e 4) richiama, ai fini del deposito, il “rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”. Tale normativa, costituita in particolare dal D.M. 44/2011 e dai Provvedimenti DGSIA 16.4.2014 e 28.12.2015 (questi ultimi in forza del rinvio di cui all'art. 34 D.M. 44/2011), prevede tra l'altro, dopo l'emissione della RdAC, l'invio alla parte depositante di un messaggio contenente “l'esito dei controlli effettuati dal dominio giustizia nonché dagli operatori della cancelleria o della segreteria” (art. 16.7 D.M. 44/2011; cfr. anche artt. 14.9 e 14.10 testo consolidato dei due provvedimenti DGSIA). Su questa base, l'“avvenuto” deposito è collegato (condizionato) al rispetto, da parte di chi effettua il deposito, di questa normativa. La conformità alle norme di riferimento viene in particolare attestata dai successivi messaggi, con esito positivo, dei controlli automatici e manuali. Il valore della RdAC, quindi, è sì equiparabile a quello del timbro “depositato”, ma solo dopo il superamento dei controlli automatici e manuali;
3. terza PEC. Messaggio di esito dei controlli automatici, inviato dall'apposito dominio dell'ufficio giudiziario di destinazione all'esito dei controlli automatici, di carattere formale, svolti sul messaggio e sulla busta telematica dal gestore dei servizi telematici del Ministero della Giustizia. Il messaggio viene di solito recapitato a pochi minuti di distanza dalla RdAC; tuttavia, negli uffici giudiziari di grandi dimensioni, può decorrere un lasso di tempo più esteso in considerazione del notevole flusso di messaggi in entrata e in uscita che coinvolgono tali uffici. Il messaggio di esito dei controlli automatici fornisce la prova del successo dell'attività tecnica compiuta dal depositante (fermo l'eventuale rifiuto del cancelliere) ed è rilevante affinché il perfezionamento del deposito (ad opera della RdAC) possa consolidarsi;
4. quarta PEC. Messaggio di esito dei controlli manuali, inviato, come nel caso del messaggio di esito dei controlli automatici, dal dominio dell'ufficio giudiziario di destinazione a seguito dell'intervento della cancelleria o della segreteria dell'ufficio giudiziario di destinazione quando viene accettata o rifiutata la busta telematica. In seguito alla lavorazione con esito positivo, da parte della cancelleria, l'atto ed i suoi eventuali allegati sono visibili all'interno del fascicolo telematico. Le tempistiche di ricezione di tale messaggio possono variare notevolmente a seconda dell'Ufficio Giudiziario e del momento del deposito. Va ricordata comunque l'indicazione da parte del Ministero della Giustizia nella Circolare 23 ottobre 2015 dove si invitano le cancellerie ad accettare il deposito entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. Ciò anche in considerazione del fatto che il messaggio di esito dei controlli manuali completa il procedimento con l'accettazione del deposito da parte del cancelliere e consolida, in via definitiva, il perfezionamento del deposito.

Tenuto conto del processo descritto al precedente paragrafo, in giurisprudenza si afferma come “nel processo civile telematico il deposito (di cui risulti positivo il successivo controllo da parte della cancelleria) si perfeziona quando viene emessa la seconda PEC, ovvero la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia” (Cass. 17328/2019). In altri termini, il deposito è considerato “fattispecie a formazione progressiva” dove la RdAC rileva ai fini della tempestività del deposito che si considera perfezionato in tale momento, ma “con effetto subordinato al buon fine di tutto l'iter del deposito” (Cass. 17404/2020).

Su questa base, pertanto, non è solo necessario che la RdAC sia generata entro il termine di scadenza e ciò ai fini della tempestività del deposito, ma occorre anche che le successive ricevute di controllo abbiano esito positivo e ciò ai fini della validità del deposito tempestivamente effettuato. Diversamente, infatti, pur a fronte di un deposito di per sé tempestivo, il deposito potrebbe essere inefficace in quanto invalido per effetto delle verifiche automatiche o manuali con esito negativo.

Occorre quindi interrogarsi su come operino i controlli svolti successivamente alla RdAC, ed in particolare, ai fini del presente contributo, i controlli automatici i quali possono risultare in una serie di anomalie potenzialmente idonee ad invalidare il deposito.

Come visto al primo paragrafo, i controlli automatici hanno ad oggetto verifiche “formali” sulla busta telematica effettuate dal gestore dei servizi telematici del Ministero della Giustizia (art. 14.7 Provvedimento DGSIA 16.4.2014).

In caso di controlli con esito positivo, il depositante riceve la terza ricevuta PEC con oggetto “ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO …” nel cui corpo è riportato il seguente messaggio: “Codice esito: 1. Descrizione esito: -- … Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione …”. In questo caso, segue di regola la quarta ricevuta PEC con cui la cancelleria conferma l'accettazione del deposito.

In Cass. 17404/2020, nonostante la terza ricevuta informava dell'esito positivo dei controlli automatici, la cancelleria rifiutava il deposito. Poiché però il rifiuto del deposito veniva comunicato solo dopo vari solleciti della parte depositante e comunque a distanza di oltre un mese dalla data del deposito, il giudice di legittimità ha accolto l'istanza di rimessione in termine del depositante. Cfr. anche Cass. 15662/2019 in cui la cancelleria rifiutava il deposito pur a fronte dell'esito positivo della terza ricevuta. La Corte di Cassazione ha ritenuto erroneo il rifiuto da parte della cancelleria in quanto il deposito era stato materialmente consentito dal “sistema informatico anche ministeriale” che aveva generato “le relative ricevute” e ingenerato “il conseguente affidamento di completamento del deposito”, fermo comunque il “raggiungimento dello scopo, consistente nel portare a conoscenza dell'ufficio di cancelleria l'avvenuto deposito”.

In caso di controlli con esito negativo, secondo il disposto dell'art. 14.9 Provvedimento DGSIA 16.4.2014, la terza PEC individua il tipo di anomalia riscontrata. Ai sensi dell'art. 14.7 Provvedimento DGSIA 16.4.2014 sono in particolare tipizzate tre categorie di anomalie al cui interno sono ricompresi gli errori che vengono individuati in un separato documento, pubblicato e aggiornato nell'area pubblica del portale dei servizi telematici (art. 14.8 Provvedimento DGSIA 16.4.2014)[1]. Le anomalie che, in particolare, possono essere riscontrate in sede di controlli automatici sono le seguenti:

1. WARN (WARNING), definita dall'art. 14.7 Provvedimento DGSIA 16.4.2014 come “anomalia non bloccante”, relativa in sostanza a “segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico”.Esempi tipici di questa anomalia sono il mancato deposito della procura con l'atto introduttivo del giudizio ovvero il deposito oltre il termine;
2. ERROR, definita dalla stessa disposizione di cui all'art. 14.7 come “anomalia bloccante, ma lasciata alla determinazione dell'ufficio ricevente, che può decidere di intervenire forzando l'accettazione o rifiutando il deposito”. Esempi tipizzati di questa anomalia riguardano il deposito da parte di avvocato radiato, sospeso o cancellato; il certificato di firma dell'avvocato depositante scaduto o non valido; la non conformità del documento XML rispetto allo schema di riferimento;
3. FATAL, definita dalla disposizione di cui sopra come “eccezione non gestita o non gestibile”. Rientrano in questa anomalia il deposito privo dell'atto giudiziario; l'indice della busta in formato non corretto; il caso in cui sia impossibile decifrare la busta.

La distinzione tra i tipi di anomalie segnalate risulta spesso assente nella prassi, posto che nel messaggio di esito dei controlli automatici vengono riportate in caso di anomalie diciture diverse: in alcuni casi la terza PEC riporta diciture quali "sono necessarie verifiche da parte della cancelleria", oppure "sono necessarie verifiche tecniche da parte dell'ufficio ricevente" o, ancora, "errore imprevisto" senza che comunque sia chiarito il tipo di anomalia riscontrata nei controlli del sistema - in violazione quindi della norma di cui all'art. 14.9 Provvedimento DGSIA 16.4.2014 sopra richiamata - e senza quindi consentire al depositante di sapere quale sia il tipo di errore in cui è incorso nell'effettuare il deposito.

Quanto al successivo decorso del deposito in caso di anomalie, le anomalie appartenenti alle categorie WARN ed ERROR possono essere forzate da parte del cancelliere. Su questa base, la Circolare 23 ottobre 2015 del Ministero della Giustizia ha disposto che “le cancellerie … dovranno dunque, ove possibile, accettare il deposito, avendo tuttavia cura di segnalare al giudice ogni informazione utile in ordine all'anomalia riscontrata”. Per quanto riguarda invece l'anomalia FATAL, l'accettazione non è materialmente possibile. Seguirà in questo caso il rifiuto dell'atto da parte della cancelleria ovvero, come spesso capita nella prassi, la cancelleria non processerà il deposito, per cui il depositante neppure riceverà la quarta ricevuta.

Al fine di verificare le conseguenze sul piano giuridico che la giurisprudenza ricollega ai casi di deflusso non corretto del deposito, si ripercorrono di seguito le più recenti decisioni di merito che hanno affrontato ipotesi di anomalie emerse nell'ambito dei controlli automatici.

CdA Torino 8 maggio 2020, n. 486

Il caso: un atto di appello veniva depositato presso un ufficio giudiziario non corretto (Tribunale, anziché Corte di Appello). La terza ricevuta PEC generava un errore FATAL e a distanza di alcuni giorni, quando ormai era già decorso il termine per l'iscrizione a ruolo del giudizio, la cancelleria inviava la quarta ricevuta con cui respingeva il deposito. Veniva quindi effettuata una nuova iscrizione a ruolo e contestualmente chiesta la rimessione in termini.

La decisione: la Corte di Appello dichiara improcedibile l'appello.

La motivazione: l'errore di individuazione dell'ufficio giudiziario cui l'atto è diretto è “grossolano errore del depositante”. In mancanza di allegazione a sostegno dell'incolpevolezza dell'errore, non può essere invocata la remissione in termini “in quanto l'appellante non ha dato prova che la decadenza dall'impugnazione è derivata da fatto non a lui imputabile”. “Inescusabil[i]” sono quindi “l'omissione di controllo successivo all'inoltro del deposito” nonché “l'aver lasciato trascorrere la data indicata per la celebrazione della prima udienza per verificare l'esito del deposito dell'iscrizione a ruolo”.

Trib. Roma SPI, 4 marzo 2020

Il caso: nel depositare un atto di reclamo ex art. 669-terdecies c.p.c. veniva indicato un numero di ruolo errato del fascicolo telematico. La terza PEC recava la dicitura "Numero di ruolo non valido: Procedimento non trovato. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria". La parte depositante provvedeva quindi a modificare il numero di ruolo, ma ciononostante non riceveva da parte della cancelleria la ricevuta con l'accettazione del deposito. A seguito di accesso in cancelleria, il depositante veniva informato che l'anomalia riscontrata all'esito dei controlli automatici era di categoria FATAL, talchè preclusiva della lavorazione del deposito da parte della cancelleria. Veniva quindi proposta istanza di remissione in termini.

La decisione: il Tribunale dichiara che l'invalidità del deposito è sanata per raggiungimento dello scopo e in ogni caso sussisterebbero i presupposti per l'accoglimento dell'istanza di remissione in termini.

La motivazione: in applicazione di un primo orientamento giurisprudenziale, cui si richiama il Tribunale, il deposito telematico è soggetto al principio per cui “la nullità degli atti processuali non può essere pronunciata fuori dei casi previsti dalla legge, tra i quali casi rientra quello della mancanza, nell'atto, di un requisito formale indispensabile al raggiungimento del suo scopo”. Sono quindi “irrilevanti” le anomalie successive alla RdAC quando “non abbiano impedito all'atto il raggiungimento del suo scopo precipuo, rappresentato, nel caso di deposito di un ricorso, dalla conoscenza dell'atto medesimo da parte dell'ufficio giudiziario davanti al quale il depositante intende incardinare il giudizio e, in particolare, da parte del giudice designato per la controversia”. Posto che nel caso di specie la cancelleria ha accettato l'atto e, soprattutto, l'ha presentato al giudice per la fissazione dell'udienza, l'erronea indicazione del numero di ruolo è superata “in applicazione del principio della sanatoria delle nullità degli atti processuali per raggiungimento dello scopo”.

Facendo comunque riferimento ad altro orientamento giurisprudenziale richiamato dal Tribunale, sarebbe comunque accoglibile l'istanza di remissione in termini dal momento che la parte depositante è incorsa in “un disservizio del sistema telematico” (i.e. omessa indicazione nella terza PEC del tipo di anomalia riscontrato), il che esclude l'imputabilità del ritardo e quindi “legittimerebb[e] la concessione di un nuovo termine, ex art. 153,2 comma, c.p.c., per la rinnovazione del deposito”.

CdA Roma, 10 dicembre 2019, n. 3667

Il caso: la terza ricevuta del deposito di un'opposizione a decreto ingiuntivo recava l'indicazione “documento XML non valido....sono necessarie verifiche tecniche da parte dell'ufficio scrivente”. L'anomalia, stando alla difesa della parte depositante, era causata dal fatto che al momento del deposito veniva chiesto l'inserimento di una data di udienza, che tuttavia non era disponibile nel caso di specie, sicché il depositante lasciava in bianco la data e compilava tutti gli altri campi del modello di opposizione a decreto ingiuntivo. La mancata compilazione della data di udienza era pertanto individuata come causa dell'anomalia in questione. La cancelleria dichiarava di non poter forzare il sistema, ma attestava l'avvenuto deposito. Il giudice di primo grado riteneva tardiva l'opposizione, stante l'esito negativo del deposito e in considerazione del fatto che nella consolle del magistrato non risultava alcuna costituzione telematica dell'opponente.

La decisione: la Corte di Appello dichiara tempestiva l'opposizione a decreto ingiuntivo.

La motivazione: l'anomalia riscontrata nel caso di specie è una anomalia ERROR “che, a differenza dell'anomalia Warn, non rende ugualmente valido il deposito dell'atto notificato, ma richiede una verifica da parte della Cancelleria, che potrebbe accettare o bloccare il deposito”. Nel caso di specie, “la Cancelleria ha effettuato le verifiche … ed ha riscontrato ed attestato che il deposito del ricorso era avvenuto [… tempestivamente], anche se non poteva accettarlo poiché l'errore di sistema … non lo consentiva”. In virtù dell'attestazione di avvenuto deposito e “in mancanza di elementi circa il fatto che l'errore fu dovuto a colpa dell'interessato, essendovi anzi prova del contrario”, l'opposizione non può essere considerata tardiva.

Il processo che porta al perfezionamento del deposito telematico non si esaurisce con la seconda ricevuta PEC, RdAC, bensì richiede il rilascio con esito positivo anche della terza ricevuta, Messaggio di esito dei controlli automatici, e della quarta ricevuta, Messaggio di esito dei controlli manuali.

La RdAC rileva infatti solo ai fini della tempestività del deposito: se la RdAC è generata entro le 23.59 dell'ultimo giorno utile per effettuare il deposito, il deposito è da considerarsi tempestivo, essendo irrilevante che la terza e la quarta ricevuta siano generate successivamente. Tuttavia, affinchè un deposito tempestivamente effettuato possa essere anche valido, occorre in linea di principio che la terza e la quarta ricevuta abbiano esito positivo. Ciò spiega la definizione di deposito telematico come fattispecie a formazione progressiva dove il perfezionamento del deposito con la RdAC è provvisorio e condizionato all'esito positivo di cui alla terza e quarta ricevuta.

A fronte di anomalie che possono verificarsi nell'ambito dei controlli automatici (ma anche manuali) e che di per sé impediscono il buon esito del procedimento di deposito, la giurisprudenza più recente tende a far applicazione di due principi: sotto un primo profilo, viene in rilievo il principio della sanatoria per raggiungimento dello scopo (art. 156, c. 3, c.p.c.). Lo scopo del deposito telematico si concretizza nella conoscenza dell'atto depositato da parte dell'ufficio giudiziario davanti al quale il deposito deve essere effettuato. Per l'effetto, pur a fronte di anomalie che si verificano nel processo di deposito, se quest'ultimo ha comunque raggiunto lo scopo di rendere edotto l'ufficio giudiziario dell'atto depositato, il deposito è da considerarsi perfezionato. Nelle ipotesi in cui non possa trovare applicazione questo principio perché l'ufficio giudiziario non è venuto a conoscenza dell'atto depositato, l'invalidità del deposito non è sanabile.
La giurisprudenza allora tende a far applicazione di un secondo principio, quello di responsabilità (imputabilità) in capo al depositante dell'anomalia verificatasi e ciò al fine di valutare la possibilità di concedere la remissione in termini per la parte incorsa nella decadenza (art. 153, comma 2, c.p.c.). Aldilà delle ipotesi di più facile risoluzione (cfr. CdA Torino 8 maggio 2020, n. 486 per il riconoscimento della imputabilità dell'errore e quindi del ritardo e CdA Roma, 10 dicembre 2019, n. 3667 per l'esclusione della stessa), da sottolineare è il rilievo che esclude l'imputabilità del ritardo a fronte di una terza ricevuta PEC che non chiarisca, in violazione dell' all'art. 14.9 Provvedimento DGSIA 16.4.2014, il tipo di anomalia (WARN, ERROR o FATAL). Ciò infatti impedisce al depositante di sapere quale sia il tipo di errore in cui è incorso e le relative conseguenze che, come si è visto in precedenza, sono diverse a seconda dell'errore (cfr. Trib. Roma SPI, 4 marzo 2020 che qualifica come “disservizio del sistema telematico” l'omessa specificazione del tipo di errore). Posto che in concreto molto spesso la terza ricevuta PEC si limita ad individuare un'anomalia, senza però chiarire la tipologia di appartenenza, la valorizzazione di questo elemento potrebbe quindi favorire nella prassi il riconoscimento della remissione in termini pur in mancanza di altri elementi che supportano la non imputabilità del ritardo.